Documentation
Déclaration de l'expéditeur
Les expéditeurs de marchandises dangereuses doivent remplir un document de transport de marchandises dangereuses.
En pratique, ce document est connu comme étant la « Déclaration de l'expéditeur », un document format lettre hachuré en rouge. Cette déclaration doit accompagner la lettre de transport aérien (AWB) et les marchandises en tout temps. En cas d'incident, la déclaration facilitera grandement la détermination de l'intervention appropriée.
L'expéditeur est tenu par l'IATA de fournir deux exemplaires de ce document, mais Air Transat Cargo en demande au minimum trois ou plus, selon le nombre de points de transit avant l'arrivée des marchandises à leur destination finale. Le premier exemplaire est conservé par un exploitant d'aéronefs dans un lieu au sol. Il doit être possible pour le manutentionnaire ou pour un employé autorisé de l'aérodrome d'obtenir l'accès à ce document dans un délai raisonnable. Les autres exemplaires doivent accompagner les marchandises dangereuses jusqu'à leur destination finale.
Avant d'accepter le transport aérien d'un envoi de marchandises dangereuses, un agent de fret doit remplir une liste de contrôle des marchandises dangereuses (fournie dans la réglementation sur les marchandises dangereuses de l'IATA). Cette démarche vise à s'assurer que l'expéditeur a mis en pratique les règlements pertinents concernant l'emballage, l'identification et la documentation en vue de l'expédition. Tous les points de la liste de contrôle des marchandises dangereuses doivent être marqués d'un OUI (YES). Si tel n'est pas le cas, le transport aérien du cargo doit être refusé sur-le-champ. Le représentant de l'escale d'Air Transat Cargo doit en être informé et l'envoi doit être placé en lieu sûr jusqu'à nouvel ordre.
Avis de chargement spécial au commandant (NOTOC)
En présence de chargements spéciaux, le pilote commandant de bord doit, le plus tôt possible avant le départ, être informé par écrit du chargement de marchandises dangereuses dans son avion. La confirmation doit fournir le numéro ONU, la désignation officielle de transport, la catégorie ou la division, le groupe d'emballage (degré de danger) et la quantité par emballage de toutes les marchandises dangereuses transportées. Elle doit également mentionner la position exacte des marchandises dangereuses dans l'avion. L'information doit aussi inclure une confirmation qu'il n'y avait pas d'indice de dommage ni de fuite au moment du chargement. Le formulaire d'avis de chargement spécial au commandant (NOTOC) doit être signé par le commandant, qui accepte de ce fait le transport de l'envoi décrit. Un exemplaire du NOTOC est conservé avec le domaine de vol, un autre reste à l'escale de départ. Le NOTOC doit être disponible en un nombre suffisant d'exemplaires pour permettre le suivi des marchandises dangereuses jusqu'à leur point de déchargement final.
Le formulaire NOTOC doit être disponible et utilisable rapidement à l'arrivée si les agents à destination en ont besoin.
Manifeste de marchandises
Le manifeste de marchandises fourni par l'agent de cargo doit indiquer toutes les marchandises dangereuses qui sont expédiées sur un vol, même si la seule information donnée est le code de catégorie à trois lettres (codes IMP, présentés dans la section sur la classification de la réglementation DGR2 de l'IATA).
Tous les envois de marchandises dangereuses doivent être accompagnés des documents suivants :
- Lettre maitre de transport aérien (Master AWB), correctement rempli, conformément à la réglementation de l'IATA en vigueur.
- Documents de sécurité pertinents exigés par l'administration locale et selon la section sur la sécurité du manuel sur la manutention du cargo.
- Certificat relatif aux marchandises dangereuses qui sera conservé avec la liste de contrôle des marchandises dangereuses dûment remplie pour examen ultérieur, au besoin.
- Tous les documents doivent être en nombre suffisant et remplis en conformité avec la nature dangereuse de l'envoi.
Ces documents ainsi que les avis de chargement spécial au commandant – formulaires NOTOC – doivent être conservés à chaque escale conformément à la réglementation de l'IATA et/ou de l'administration locale pour examen ultérieur. Des exemplaires de tous les documents doivent être envoyés à Air Transat Cargo.